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[펌]The Must-Haves of Establishing a PMO 

By Mario Trentim, PMI-RMP, PMP on December 20, 2013

원본 : http://blogs.pmi.org/blog/voices_on_project_management/2013/12/the-must-haves-of-establishing.html

PMI의 “ Pulse of the Profession™ In-Depth Report: 전략 실행 단계에서의 PMO의 영향력” 보고서에 따르면 70%의 조직이 PMO (Project Management Office)를 운영하고 있다고 한다. 

이는 2006년 61% 와 비교하여 두드러진다. 하지만 이러한 PMO의 증가 추세에 비해, 아직도 많은 조직이 PMO 운영에 실패한다. 성공적인 PMO 구축을 위해 해야하는 첫 단계는 조직이 진실로 PMO를 필요로 하는지 확인하는 것이다. 어떻게 하면 성공적으로 PMO 구축을 할 수 있을까?

첫 번째로 확인해야하는 것이 PMO가 수행하는 역할/기능에 대해 조직이 알고 있고, 이것이 조직에 적용될 수 있는지 확인 하는 것이다. PMO는 기업이 기업의 전략적 목표에 달성하기 위해 효율적인 프로젝트 관리 결과가 도출될 수 있도록 도움을 주기 위해 수반되는 부서와 역할등과 같은 조직적 구조다. 그렇기 때문에 PMO는 다음 3가지 주요 목적을 가지고 있다.

• 효율적 프로젝트 : 보다 좋은 결과
• 보고 체계 : 의사결정을 지원하기 위한 정보
• 표준화 : 지속적이고 반복적인 결과 도출

물론, PMO의 구축 및 지속적인 이행은 비용이 많이 든다.예전 어떤 투자 회사에서 PMO를 구축하는 프로젝트는 프로젝트의 비용보다 더 많은 비용이 지불되었다. 핵심 가치에 대해 매우 적은 수의 프로젝트가 수행되는 회사에서, PMO를 구축한다는 것은 이치에 맞지 않는다. 그리고 회사에 PMO가 필요한지에 대해 확인하는 공식도 없지만, 아래에 해당하는 대부분의 회사에서는 필요하다

• 많은 프로젝트 – PMO는 프로젝트간의 상호 의존성, 자원을 관리하고 및 표준을 배포한다.
• 대규모 프로젝트 – 대규모 프로젝트는 조율과 통합이 필요한 매우 복잡한 관제를 필요로 한다.
• 신규 프로젝트에 대한 전략 수립 – PMO는 프로젝트에 대해 회사의 전략적 관계, 우선순위를 조정한다.

상기와 같은 조건에 해당할 때 회사가 PMO가 있어야한다고 할 수 있다. 그렇다면 효과적으로 PMO를 구축하기 위한 전략은 무엇일까? 우선은 다음과 같은 PMO의 3가지 유형을 알아야 한다.

• 프로젝트 오피스 : 크거나 복잡한 개별 프로젝트나 프로그램에 대해 기획과 감시 및 통제 역할을 수행
• 부서 PMO : 하나 이상의 포트폴리오 소속 프로젝트들을 통합하고, 자원에 대한 공유를 관제하며, 복잡한 보고서를 제공
• 기업 PMO : 프로젝트, 프로그램, 포트폴리오의 범위와 우선순위를 회사의 전략에 맞게 조정하고 관제

( PMI 리더십 시리즈 중 Strategic Initiative Management: The PMO Imperative (보스턴 컨설팅 그룹 BCG) 참고 

PMO 구축은 조직의 많은 변화를 가져와야한다는 것을 상기할 필요가 있다. PMO는 회사의 권력과 문화에 대한 균형에 영향을 미치기 때문에 새로운 조직 체계를 구성할 수 밖에 없기 때문이다. 필자는 회사가 보다 더 변화 관리 도구와 인적자원의 재능 관리에 보다 더 중점을 두어야 한다고 조언하고 싶다.

마지막으로, PMO를 구축하면서 조직에 맞는 PMO를 구축하기 위해 아래와 같은 단계별 핵심 체크리스트를 추천한다.

[PMO구축 체크리스트]

1. 미션을 정의할 것 - PMO가 해야할 일은?
2. 비전을 수립할 것 - 어떻게 성정하길 원하는가?
3. 핵심 이해관계자를 식별할 것 - 누가 당신의 핵심 스폰서 혹은 고객인지?
4. 핵심 기능과 서비스를 정의할 것 - PMO가 이해관계자에게 제공할 가치는 무엇인가?
5. 평가지표 및 KPI를 수립할 것 - PMO가 잘 이행되는지 어떻게 확인할 것인가?
6. 꾸준히 개선할 것 – 평가지표와 KPI를 바탕으로 실행 계획을 수립할 것
7. 집중하고 가치화할 것. 그리고 소중한 것 먼저할 것 - 때로 PMO가 보다 많은 서비스, 프로세스, 기능을 제공하는 것을 일반적이라고 생각하지만, 이런 것들은 조직이 필요로 하지 않는 일마저 해버리는 낭비를 초래하게 된다.

다음 포스트는 PMO구축을 위한 계획을 수립하는 것에 중점을 두고자 한다. 그리고 PMO를 유지하면서 지속적인 개선을 유도하는 방법도 포함하고자 한다.

회사가 과연 PMO를 필요로하는지 판단하는 기준에 대한 조언이나 강력하고 지속적인 PMO를 구축한 조언이나 팁이 있으면 환영한다.